Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных пользователей программного обеспечения «Арис Офис» (далее — ПО) и сайта office.arisweb.ru. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «СФЕРА» (ООО «СФЕРА», ИНН 7751237158). Обработка осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

2. Состав обрабатываемых данных

Оператор обрабатывает: имя и адрес электронной почты (при регистрации учётной записи), сведения, необходимые для аутентификации (Aris ID), а также технические данные (IP-адрес, сведения об устройстве и сессии), необходимые для работы сервиса и обеспечения безопасности.

При активации лицензии дополнительно обрабатываются: код активации, дата активации и срок действия лицензии, а также идентификатор и название устройства, на котором установлена программа, — чтобы соблюдалось число компьютеров, предусмотренное лицензией.

При заполнении формы на сайте (пробная версия, запись на вебинар) обрабатываются адрес электронной почты и имя, которые вы указали, дата, время и текст данного вами согласия, адрес страницы, на которой оно дано, и сведения о доставке и открытии писем.

3. Цели обработки

Данные обрабатываются для трёх целей: регистрация учётной записи и вход в неё; лицензия — активация кода, привязка лицензии к учётной записи и устройствам, проверка срока действия, поддержка; рассылка — письма о продукте, только если вы дали на это отдельное согласие.

Подробнее: Предоставление доступа к функциям ПО; идентификация и аутентификация пользователя; исполнение договора (лицензии); техническая поддержка; обеспечение информационной безопасности; исполнение требований законодательства РФ.

4. Правовые основания

Согласие субъекта персональных данных; договор (лицензионное соглашение), стороной которого является субъект; требования законодательства Российской Федерации.

5. Место и срок хранения

Персональные данные граждан Российской Федерации записываются, систематизируются, накапливаются, хранятся, уточняются и извлекаются с использованием баз данных, размещённых на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). Данные хранятся в течение срока действия учётной записи и в сроки, установленные законодательством.

6. Передача данных

Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам без согласия субъекта, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

7. ИИ-помощник: где обрабатываются запросы

ИИ-помощник работает только по вашей команде. Когда вы обращаетесь к нему, на сервер Оператора в Российской Федерации передаются текст вашего запроса и тот фрагмент документа, который нужен для ответа (не более 8000 знаков). Остальное содержимое документа и другие ваши файлы помощнику не передаются.

Ответ формирует одна из российских моделей: собственная модель Оператора, работающая на оборудовании Оператора в Российской Федерации (модель с открытыми весами, без обращения к сторонним сервисам), либо, когда она недоступна, — облачные сервисы GigaChat (ПАО Сбербанк) и YandexGPT (ООО «Яндекс.Облако»), которым запрос передаётся по защищённому каналу на условиях этих сервисов. Иностранным сервисам искусственного интеллекта запросы не передаются — это ограничение встроено в программу и не отключается настройками.

Тексты запросов, фрагменты документов и ответы помощника Оператор не сохраняет и не записывает в журналы — ни на сервере, ни на оборудовании, где работает собственная модель, — и не использует для обучения моделей. Сохраняются только учётные сведения: дата и время обращения, идентификатор учётной записи, название функции, название модели и число обработанных токенов. Они нужны, чтобы считать бесплатный лимит и нагрузку.

Пользоваться ИИ-помощником необязательно: все редакторы работают без него. Не отправляйте помощнику сведения, которые вы не вправе передавать третьим лицам.

8. Права субъекта персональных данных

Субъект вправе получать информацию об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, а также отозвать согласие на обработку, направив обращение оператору.

9. Рассылка: только по вашему согласию

Письма о продукте (пробная версия, советы по работе, приглашения на вебинары, предложения) мы отправляем только тем, кто сам дал на это согласие — отдельной отметкой в форме на сайте — и подтвердил адрес, перейдя по ссылке из первого письма. Согласие на рассылку не является условием покупки или использования программы. Адреса из покупных баз мы не используем.

Служебные письма — о входе в учётную запись, об активации и сроке действия лицензии — рассылкой не являются и отправляются в рамках исполнения договора.

10. Как отозвать согласие

Отказаться от рассылки можно в любой момент двумя способами: нажать ссылку «Отписаться» — она есть в каждом письме, отписка срабатывает в один щелчок и без входа в учётную запись; либо отправить обращение по персональным данным, указав адрес, на который приходят письма. После отписки адрес вносится в список тех, кому мы не пишем, и письма о продукте на него больше не отправляются.

Отозвать согласие на обработку персональных данных целиком можно обращением по персональным данным в свободной форме: укажите адрес почты учётной записи и что именно вы просите прекратить или удалить. Мы прекратим обработку и уничтожим данные в течение 30 дней со дня получения обращения, кроме тех, которые обязаны хранить по закону (например, документы о покупке лицензии). После удаления учётной записи активированная лицензия перестанет быть к ней привязана.

11. Защита данных

Оператор применяет правовые, организационные и технические меры защиты: разграничение доступа, журналирование, шифрование данных при хранении и передаче, в том числе с использованием современных криптографических методов.

12. Контакты оператора

ООО «СФЕРА», ИНН 7751237158, 108800, г. Москва, поселение Киевский, рп Киевский, д. 2. По вопросам обработки персональных данных: форма обращения, телефон +7 977 326-69-09.